Należy zaznaczyć już na samym początku, że szkolenie pracowników to nie koszt, to inwestycja, która sukcesywnie będzie się zwracała. Inwestycja w ludzki kapitał, która pozwoli na zwiększenie konkurencyjności na rynku – przecież innych firm oferujących podobne produkty lub usługi nie brakuje, a klient skorzysta z usług tych, które według niego proponują najwięcej. Dynamiczny rozwój branży, wprowadzanie nowych technologii, programów wręcz determinuje udział pracowników w tego typu przedsięwzięciach. Mowa tu zarówno o kadrze kierowniczej, jak i pracownikach, którzy mają mniej obowiązków.

Jakie są korzyści ze szkoleń? Oprócz oczywistej, czyli podnoszenia kwalifikacji są również inne. Dzięki nim pracownicy nie tylko zmienią nastawienie do pracy, ale też poczują się docenieni – wrócą nie tylko z nowymi umiejętnościami, ale też z ogromną motywacją. Szkolenia to również doskonała okazja do wymiany doświadczeń z kolegami z branży i skonfrontowania własnych umiejętności i założeń z potrzebami rynku.

Szkolenia mogą odbywać się zarówno wewnątrz firmy, co dodatkowo sprzyja integracji pracowników, jak i na zewnątrz. Możemy je podzielić na tradycyjne i online – o wadach i zaletach tych drugich również pisaliśmy przy okazji innego artykułu. Należy przy tym pamiętać, że dobór szkoleń również powinien być przeprowadzony rozsądnie, zgodnie ze stanowiskiem i zakresem pełnionych obowiązków. Nie da się odpowiedzieć za to na pytanie „jak często”. Przyjmuje się jednak, że szkolenia dwa razy do roku mogłyby być minimum.

Efekty szkolenia można badać, zarówno teoretycznie, za pomocą testów, jak i w praktyce – obserwując poczynania czy to w sytuacjach szczególnie stresujących, kryzysowych, czy też w przypadku kontaktów z klientami.

Pierwsze skojarzenie, które nasuwa nam się przy oprogramowaniu komercyjnym – płatnym, jest system operacyjny Windows. Większość komputerów jest w niego wyposażona – system okienek od Microsoft jest intuicyjny w obsłudze, pracujemy na nim też w domu. Załóżmy więc, że wybór systemu operacyjnego jest oczywisty, zwłaszcza, że większość komputerów ma go już w pamięci – można włączyć i po instalacji korzystać. Są jednak inne programy, które możemy mieć za darmo, w dodatku legalnie.

Oprogramowanie Open Source staje się alternatywą dla wielu użytkowników indywidualnych, jak również firm. Nie tylko ono jest dostępne za darmo – każdy ma również dostęp do jego kodu źródłowego. Innymi słowy, każdy może go ulepszać, jeśli tylko potrafi – społeczność wprowadza więc zmiany, aktualizacje, usuwa błędy. Oprogramowanie Open Source zwykle nie odbiera jakością i funkcjami od komercyjnego, zwłaszcza, jeśli mowa o prostych czynnościach, takich jak edytowanie tekstu, tworzenie zestawień tabelarycznych czy też zmiana wyglądu i rozmiaru zdjęć.

Tym samym, zwłaszcza w początkach prowadzenia firmy warto zastanowić się właśnie nad tą opcją. Oprócz wyboru oprogramowania, ważny jest również jego dobór. Zbadanie potrzeb pracowników pozwoli na dostosowanie narzędzi zgodnie z pełnionymi obowiązkami. Jest to wręcz niezbędny element efektywnego zarządzania firmą, szczególnie wtedy, kiedy decydujemy się na programy komercyjne, które nierzadko kosztują kilka tysięcy złotych.

Oprogramowanie w firmie jest tak samo ważne, jak wybór jej siedziby, gramatury papieru ofertowego czy konta w banku. Warto więc podejść do niego poważnie.

Zanim odpowiemy sobie na to pytanie, przybliżmy, czym księgowość internetowa właściwie jest – dla niektórych może to być pojęcie tak samo abstrakcyjne, jak wirtualne biuro. To nic innego, jak wykonywanie wszystkich czynności związanych z prowadzeniem rachunkowości za pośrednictwem narzędzia do tego celu, znajdującego się na stronie www. Zadaniem przedsiębiorcy jest skrupulatne wypełnianie pól – wprowadzanie danych. Wszelkie obliczenia, jak również generowanie księgi przychodów i rozchodów następują automatycznie.

Wady i zalety księgowości internetowej

Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety, dlatego już teraz nasuwa się odpowiedź na pytanie – dla kogo księgowość internetowa będzie dobra, a dla kogo nie. Księgowość online wymaga od przedsiębiorcy samodzielności. Oprócz tego, że dane trzeba wprowadzać samodzielnie, odwiedzać Urząd Skarbowy, to wypadałoby być na bieżąco ze zmieniającymi się niemal regularnie przepisami. Zwłaszcza ten ostatni czynnik determinuje odpowiedzialność właściciela firmy za ewentualne błędy. Czasem też trudno pogodzić obowiązki prowadzenia biznesu z dodatkowym zajęciem, któremu przecież nie może poświęcać zbyt wiele czasu.

Księgowość przez internet ma też zalety. To rozwiązanie wręcz idealnie nie tylko dla przedsiębiorców w pełni samodzielnych, ale też lubiących oszczędzać. Abonament za tę usługę jest często kilkakrotnie niższy od tego, jaki musielibyśmy zapłacić księgowej. Zwłaszcza właścicieli małych biznesów charakteryzuje wystawianie dużej ilości faktur na małe kwoty – przy rozliczeniu za ilość faktur, bo tak najczęściej postępują biura rachunkowe, można zapłacić nawet kilkaset złotych. Koszt samodzielnej księgowości zwykle nie przekracza stu. Na koniec należałoby wspomnieć o jeszcze jednej zalecie tego nowoczesnego rozwiązania. Wszystkie dane archiwizowane są na zabezpieczonych dyskach usługodawcy. Mamy do nich dostęp z każdego miejsca podłączonego do sieci.

Wybór tego rozwiązania zależy od wielu czynników, w tym predyspozycji przedsiębiorcy. Jeśli ktoś jest „urodzonym humanistą”, to nawet nie spróbuje samodzielnie wypełniać pól liczbowych czy też zagłębiać się w przepisy podatkowe, a zleci to zadanie zewnętrznej, specjalizującej się firmie.

Samochód osobowy „na firmę” to dodatkowa korzyść. Niektóre wydatki związane z jego eksploatacją możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Postaramy się podsumować, które z nich można, a których nawet nie należy próbować wliczać. Na początku należy jednak zaznaczyć, że w tym artykule mowa o samochodzie osobowym prywatnym, który jest wykorzystywany na potrzeby firmy. Wychodzimy bowiem z założenia, że młody, początkujący przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na samochód, który jest środkiem trwałym, to jest jego wykorzystanie jest ściśle związane z prowadzeniem firmy.

Wykorzystywanie samochodu prywatnego na potrzeby firmy i wliczanie eksploatacji w koszty jest możliwe, ale tylko przy jazdach, które dokonywane są na potrzeby firmy. Zaliczyć do nich można dojazdy do klienta, do siedziby firmy, wyjazdy służbowe. Podczas nich zużywamy nie tylko paliwo, „eksploatujemy” również oleje, smary, części w samochodzie oraz ubezpieczenie. To właśnie te wydatki można zaliczyć, jako koszty uzyskania przychodu. Istnieje jednak jeden warunek – przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której powinny znaleźć się informacje o dacie i celu trasy, liczbie przejechanych kilometrów oraz o samochodzie, którym trasa została pokonana.

Wliczając wydatki eksploatacyjne należy pamiętać o ich dokumentowaniu. Mowa tutaj o skrupulatnym kompletowaniu faktur – ze stacji benzynowych, ze sklepów z częściami samochodowymi i z warsztatów. Czy to się opłaca? Oczywiście, zwłaszcza, jeśli bezpośredni kontakt z klientami jest dla nas kluczowy i to my jesteśmy zobowiązani do dojazdów, co zdarza się szczególnie, gdy posiadamy wirtualne biuro, a pracujemy w domu.

Zanim ją podejmiemy, powinniśmy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie – do kogo kierujemy swoje usługi lub towary? Jeśli do klientów indywidualnych, to lepiej zrezygnować z VAT-u (domyślnie, składając wniosek o założenie DG wyrażamy taką chęć – nic więc nie musimy dodatkowo robić). W przypadku, gdy będziemy świadczyć usługi business-to-businnes, czyli firma-firma, warto się nad tym zastanowić. Bycie podatnikiem VAT, potocznie bycie „vatowcem” ma wtedy swoje plusy. Mamy prawo do odliczeń towarów i usług, których zakup był uzasadniony na potrzeby firmy oraz do otrzymywania zwrotów. W praktyce, oznacza to na przykład dla osoby, zajmującej się naprawą komputerów, zakup części komputerowych „na fakturę”. Faktycznie, przedsiębiorca zapłaci za nie kwotę pomniejszoną o podatek VAT, który w zależności od produktu czy usługi wynosi 5, 8 lub 23%. Dodatkowo, zakup części był kosztem na poczet prowadzenia firmy – im więcej kosztów, tym mniejszy podatek dochodowy do zapłaty.

Aby stać się vatowcem trzeba udać się do Urzędu Skarbowego, któremu podlegamy i złożyć odpowiedni formularz, zaadresowany do Naczelnika Urzędu. Jest nim VAT-R, w którym deklarujemy sposób rozliczenia, jego częstotliwość oraz datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zgłoszenie kosztuje 170 zł i kwotę tę trzeba uiścić najczęściej w kasie Urzędu Miasta lub Gminy.

Tak, jak zostało to wspomniane na początku, to, czy chcemy być płatnikiem VAT czy też nie należy rozważyć. Jeśli to zrobimy, indywidualni klienci będą niepocieszeni, bo będą zmuszeni zapłacić podatek VAT, co innego firmy, które również wybrały tę opcję.

Od lipca 2011 roku zakładanie firmy jest jeszcze łatwiejsze. Można tego dokonać przez internet, co skraca czas formalności z tą czynnością związanych. Jak to działa w praktyce? Czy to oznacza, że założymy firmę nie ruszając się z domu? Nie do końca.

Wniosek o założenie działalności gospodarczej możemy wypełnić i złożyć online, korzystając z gotowego wzoru lub decydując się na wypełnienie poszczególnych pól za pośrednictwem kreatora. Należy pamiętać, aby wypełnić wszystkie pola, a w szczególności te dotyczące rodzaju działalności, zgodne z PKD. Złożenie wniosku trzeba jednak potwierdzić. Można to zrobić na trzy sposoby. Pierwszym jest złożenie podpisu elektronicznego, jednak należy pamiętać, że jego wyrobienie jest płatne – kosztuje 200 zł/rok. Drugim sposobem jest bezpłatne wyrobienie profilu zaufanego. Aby go zdobyć należy utworzyć konto na stronie epaup.gov.pl i udać się do urzędu w celu potwierdzenia tożsamości. Potem nie musimy już potwierdzać wniosku o założenie firmy – zrobimy to za pośrednictwem założonego profilu. Istnieje i trzeci sposób na potwierdzenie swojej tożsamości w celu założenia firmy. W ciągu 7 dni od złożenia wniosku należy udać się do urzędu miasta lub gminy z dowodem tożsamości – dowodem osobistym lub paszportem. Wniosek zostanie przy nas wydrukowany i wysłany do bazy – naszym zadaniem jest go podpisać. Już następnego dnia nasza firma znajdzie się w bazie CEIDG, a po kilku dniach otrzymamy numer REGON.

Na koniec czeka nas jeszcze wizyta w ZUS-ie, gdzie będziemy musieli wskazać, z jakich ubezpieczeń chcemy skorzystać. Opcjonalnie będziemy musieli zgłosić się jeszcze do Urzędu Skarbowego, do którego podlegamy, jeśli zamierzamy być płatnikiem VAT. Tutaj naszym zadaniem będzie wypełnienie formularza VAT-R i dokonanie wpłaty w wysokości 170 zł.

Jak widać, zakładanie firmy jest uproszczone i zajmuje mniej czas, niż przed 1. lipca, jednak mechanizm ten można by jeszcze ulepszyć. Miejmy nadzieję, że tak właśnie będzie!

]]> http://www.biuroprogress.pl/blog/index.php/2012/02/zakladanie-firmy-przez-internet/feed/ 0 http://www.biuroprogress.pl/blog/index.php/2012/01/dla-kogo-jest-wirtualne-biuro/ http://www.biuroprogress.pl/blog/index.php/2012/01/dla-kogo-jest-wirtualne-biuro/#comments Fri, 27 Jan 2012 08:55:43 +0000 Biuro Progress http://www.biuroprogress.pl/blog/?p=180 Read more →]]> O zaletach i wadach wirtualnego biura była już mowa. Wśród plusów należy jeszcze raz wymienić koszt takiej usługi – jest zdecydowanie tańsza w stosunku do biura tradycyjnego, brak konieczności zatrudniania sekretarki – odbiór korespondencji, wykonywanie telefonów, wysyłanie faktur wliczone jest w cenę, w zależności od opcji. Wśród wad króluje jedna – wirtualne biura nie są dla każdego. Więc dla kogo?
W pierwszej chwili odpowiedzieć jest trudno – wirtualne biuro brzmi dosyć atrakcyjnie. Jeśli jednak nakreśli się jego cechy, wśród których wymienić należy adres siedziby firmy, obsługę korespondencji, telefonów czy też kalendarza, okazuje się, że jest to usługa dla wielu. Co to znaczy?
Wirtualne biuro z powodzeniem sprawdzi się wśród ludzi, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą i nie poświęcają jej całej swojej uwagi, bo na przykład dodatkowo pracują na etacie. To również rozwiązanie dla każdego, kto chce zaoszczędzić, a charakter pracy pozwala na wykonywanie jej w domu. Dotyczy to zarówno osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i przedsiębiorców, których pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie. I wreszcie, co szczególnie ważne, wirtualne biuro, to usługa dla kogoś, kto potrzebuje prestiżowego adresu firmy w ciekawej lokalizacji, a sam pochodzi z małej miejscowości, która nie kojarzy się, zwłaszcza „wielkim” klientom zbyt pozytywnie. Wynajęcie tradycyjnego biura, nawet niewielkiego kosztowałoby nawet kilka razy więcej, niż wirtualnego.
Pracujący w jakich branżach mogą sobie pozwolić na taką usługę? Przede wszystkim tych, których praca przebiega przy komputerze i śmiało może być wykonywana w domu. Wśród nich znajdą się graficy, architekci, osoby zajmujące się marketingiem internetowym, dziennikarze i freelancerzy, którzy wykonują inne prace.
Obok wirtualnego biura, popularną i tańszą w stosunku do biur tradycyjnych, jest wykupienie usługi coworkingowej. Pozwala to na wynajęcie przestrzeni biurowej i pracę wśród ludzi kreatywnych i nastawionych na sukces. Nic chyba nie motywuje lepiej, jak zdrowa rywalizacja.

Elektroniczny podpis to nic innego, jak odpowiednik tego tradycyjnego, z tą tylko różnicą, że są w nim zakodowane dane osoby, która się nim posługuje. Za jego pomocą można podpisywać dokumenty elektroniczne, które mają wtedy taką samą wartość jak te, wysyłane pocztą tradycyjną. Oszczędza się więc i czas, który trzeba byłoby przeznaczyć, na chodzenie na pocztę, i pieniądze, które trzeba by przeznaczyć na koperty, znaczki i druk, i miejsce – dokumenty trzeba przecież gdzieś archiwizować, a można to zrobić w pamięci komputera.

Aby podpis elektroniczny był ważny, ale też bezpieczny, musi spełniać określone warunki – jednym z nim jest posiadanie kwalifikowanego certyfikatu. Taki certyfikat jest niczym innym, jak dokumentem, który potwierdza, że dane, które weryfikują podpis należą do osoby, która go składa oraz że możliwa jest jej identyfikacja. Certyfikat można uzyskać za pośrednictwem podmiotu, który świadczy usługi certyfikacyjne, a ten z kolei musi spełniać warunki, które zostały określone przez Ustawę o podpisie elektronicznym z dn. 18 września 2001 roku, a także Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 7 sierpnia 2002 roku ws. określenia warunków technicznych i organizacyjnych do kwalifikowania podmiotów.

Elektroniczny podpis wykorzystują przedsiębiorcy przy wymianie dokumentów elektronicznych z partnerami biznesowymi, podpisywaniu ofert na internetowych przetargach i aukcjach, czy w przypadku rejestracji czasu pracy przy specjalnych kartach. To również metoda, która pozwala na dopełnienie formalności przy zakładaniu działalności gospodarczej – CEIDG od niedawna oferuje taką usługę petentom.

Outsourcing, czyli skrót angielskich wyrazów outside-resource-ing oznacza nie mniej, nie więcej, jak wykorzystywanie zasobów z zewnątrz. Coraz więcej firm decyduje się więc na to, aby inna firma, bardziej wyspecjalizowana w konkretnej dziedzinie, zajmowała się księgowością, archiwizowaniem danych, szkoleniami, czy też procesem rekrutacji. Często też zleca się prowadzenie dokumentacji czy też odbieranie korespondencji, w czym szczególnie wyspecjalizowały się wirtualne biura. Czy zatem outsourcing ma jakieś wady? Oczywiście! Najpierw jednak usystematyzujmy zalety.

Outsourcing to przede wszystkim zmniejszenie wydatków we własnej firmie. Przedsiębiorstwa wychodzą z założenia, że np. biuro rachunkowe lepiej poradzi sobie z corocznym rozliczeniem podatkowym, niż miałby to robić ktoś z wewnątrz, a oprócz tego zrobi to znacznie taniej, co w tym wypadku oznacza również szybciej. Korzystanie z usług innej, wyspecjalizowanej firmy umożliwia korzystanie z jej wiedzy – jak najbardziej aktualnej i rzetelnej – usługi przez nią świadczone również powinny takie być. Czasem też, na outsourcing firmy decydują się z innego powodu – nawet, gdyby chciały podjąć się wykonania jakiegoś zadania samodzielnie, to nie są w stanie, bo nie dysponują wyspecjalizowanymi narzędziami, np. oprogramowanie, czy sprzętem, które okazują się w tym wypadku niezbędne.

Wśród wad outsourcingu można wymienić przede wszystkim brak kontroli nad powierzonym zleceniem. To oznacza również, że nie jesteśmy w stanie zweryfikować poprawności jego wykonania, jednak, jak już zostało wcześniej wspomniane, zdajemy się na wiedzę doświadczonej firmy. Jeszcze jedną wadą outsourcingu jest ewentualność „wycieku” ważnych, firmowych danych, np. osobowych, dotyczących obrotów firmy, klientów.

Czy w takim razie decydować się na outsourcing? Tak, choćby ze względu na liczbę wymienionych wyżej zalet. Trzeba jednak pamiętać, aby przyjrzeć się dokładnie firmie, której będziemy dane czynności zlecać.